Verkauf an Kartenkunden



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Der Verkauf bietet für die Bearbeitung von Kartenkunden viele zusätzliche Funktionen an, die so weit gehen, dass man zur Personenverwaltung komplett auf den Personendialog verzichten kann, bzw. diesen nicht für Personal mit geringen Zugriffsrechten zur Verfügung stellen muss. Personen können über Magnetkarte oder direkter Anmeldung aus dem Personendialog an den Verkaufsdialog angemeldet werden. In diesem Artikel werden folgende Themen behandelt:

Aufwertung und Verkauf von Magnetkarten

Für den Verkauf von Magnetkarten oder Kartenaufwertungen, bzw. die Abbuchung von einem Kartenkonto, muß eine Person angemeldet werden. Dazu kann eine Magnetkarte eingegeben werden, eine Karte kann über den Schalter [Magnetkarte] und den Magnetkartendialog mit ihrer Nummer angemeldet werden, oder aus dem Personendialog heraus kann ein Kunde angemeldet werden. Wenn eine Person angemeldet ist, wird der entsprechende Name im Schalter über dem Warenkorb angezeigt. Mit diesem Schalter wird die Bearbeitung der Kundendaten aufgerufen. Er wird normalerweise wie die anderen Schalter dargestellt und erst gelb eingefärbt, wenn die Kundendaten verändert wurden, oder ein neuer Kunde angelegt wird (siehe Beispiel "Studiokarte 1232"). Sobald eine Person angemeldet ist, können die Personendaten bearbeitet, Waren verkauft und Karten aufgewertet werden. Alle Vorgänge, die dann über den Verkaufsdialog abgewickelt werden, werden der jeweils angemeldeten Person zugeordnet. Mit dem Schalter [x], im Beispiel oben rot markiert, können Kunden aus dem Verkauf heraus abgemeldet werden, so dass der Verkauf an einen anonymen Barkunden geht. Alle Änderungen werden verworfen, wenn der Dialog mit [Abbrechen] geschlossen wird, sie werden also erst bei Bestätigung mit [Ok] an das System weitergegeben. Das gilt auch für die Neuanlage von Personen durch Eingabe einer Magnetkarte oder über den Schalter "Neukunde".

Wenn eine neue Magnetkarte eingegeben wird, erscheinen im Verkaufsdialog zwei Einträge, zum einen die neue Magnetkarte (im Beispiel "Studiokarte 1232: Neu", zum anderen der Datensatz für den zugehörigen Kunden (im Beispiel "Neukunde"). Über den gelben Schalter können dann die Kundendaten eingetragen werden. Wenn nur ein Kartenkonto definiert ist, wird bei der Eingabe der Magnetkarte automatisch die Aufwertung aufgerufen, ansonsten muss in der Verkaufsliste unter "Karte" ein Kartenkonto ausgewählt werden, worauf die entsprechende Aufwertung angezeigt wird.

Wenn im Warenkorb ein Kartenkonto angewählt wird, erscheint der Schalter [Aufwertung], mit dem die Aufwertung erneut aufgerufen werden kann, um den Aufwertungsbetrag nachträglich zu ändern. Für eine Änderung des Betrags muss die Aufwertung also nicht gelöscht werden.

Ziele der Karteneingabe

Wenn eine Magnetkarte über den Kartenleser eingegeben wird, muss diese Eingabe an das aktive Fenster weitergeleitet werden. Für diese Weiterleitung gelten folgende Regeln:

Verwaltung des Kartenpfands

Das Kartenpfand wird über das Tarifsystem vorgegeben, wobei es zwei Möglichkeiten gibt, das Kartenpfand einzustellen. In der Studiokonfiguration kann eine Pfandvorgabe eingestellt werden, die auch vom Kartenspender verwendet wird - für alle Magnetkarten wird mindestens dieser Pfand verlangt. Über die Kartenkonten ist es aber möglich, ein anderes (auch kleineres) Pfand einzugeben, z.B. für eine "Goldkarte". Wenn mehr als ein Kartenkonto ausgewählt wird, wird das Pfand des höchsten Kartenkontos eingesetzt. Eine Karte mit Pfand Null ist dann nicht möglich - um ausnahmsweise eine Karte ohne Pfand abzugeben, kann die Zahlungsart geändert werden, z.B. auf "Ohne Zahlung".

Falls ein Kartentyp grundsätzlich ohne Pfand verkauft werden soll, muß der Mindestpfand in der Studiokonfiguration auf Null gesetzt und die Verwaltung des Pfands nur über die Kartenkonten durchgeführt werden. Für Magnetkarten kann man auch einen Zahlenbereich einem Kartenkonto zuordnen, so dass schon bei Eingabe der Magnetkarte das richtige Kartenkonto aufgerufen wird.
 
Damit für einen Neukunden mit Magnetkarte auch garantiert ein Kartenkonto ausgewählt wird, kann über das Kontextmenü des Verkaufsdialogs die Option "Neukunde nur mit Kartenkonto" von Personal mit Zugriffsrecht "Kartenkonto ändern" eingestellt und abgespeichert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, kann die Neuanlage eines Kartenkunden erst abgeschlossen werden, wenn auch ein Kartenkonto ausgewählt wurde - damit ist sichergestellt, dass auch das richtige Kartenpfand kassiert wird.

Da jeder Kunde nur eine Karte haben kann, die bei Vergabe bezahlt wurde, wird jede nachfolgende Aufwertung ohne Pfand berechnet, auch wenn ein neues Kartenkonto angelegt wird. Ein Kunde, der eine Standardkarte mit geringem Pfand hat, kann daher nachträglich eine "Goldkartenaufwertung" erwerben, ohne dass ein anderer Pfand berechnet wird - die Standardkarte wird ja weiter benutzt.
 
Entsprechend dem Kartenverkauf wird auch bei der Kartenrückgabe mit dem Schalter [Karte zurück] der Pfand unabhängig vom Haben eingetragen. Der angezeigte Betrag kann ausgezahlt oder mit einer Barbesonnung verrechnet werden.

Genau wie beim Kartenverkauf wird auch hier ein möglicherweise vorhandener Bonus nicht berechnet, da es sonst möglich wäre, durch Kauf und Rückgabe von Magnetkarten mit Bonus einen Gewinn zu machen. Durch diese Kartenrückgabe werden das Konto und die Nummer der Magnetkarte des entsprechenden Kunden auf Null gesetzt. Die zurückgegebene Karte kann so wieder an einen anderen Kunden vergeben werden, wobei die Adresse des vorhergehenden Kartenbesitzers erhalten bleibt.

Verwaltung der Gebühr

Wenn eine Gebühr angegeben ist, wird sie beim Verkauf einer neuen Karte zum Verkaufspreis addiert.

Aufwertung und Verkauf von Aufwertungskonten

kartenkonto.pngDer Verkauf bietet die Möglichkeit, sowohl eine Kontoaufwertung, als auch eine manuelle Kontoänderung durchzuführen. 

Bei der Kontoaufwertung wird der ausgewählte Betrag immer zum Konto addiert und die Standard-Zahlungsart für diese Aufwertung ist die Barzahlung. Die Art und Höhe dieser Aufwertung wird durch das Tarifsystem detailliert vorgegeben, so dass diese Art der Aufwertung jedem Mitglied des Personals für die einfache Betragseingabe zur Verfügung steht.

Je nach Vorgaben der Aufwertung kann für ein Konto eine Rate eingestellt und/ oder eine Aufwertung durchgeführt werden. Wenn das Konto eine Rateneinstellung erfordert, wird das Raten-Feld und die Start-Einstellungen angezeigt. Wenn für das Konto eine Aufwertung definiert ist, wird auch eine Aufwertungsmöglichkeit angezeigt.

Da die Aufwertungen den vorhergehenden Kontostand enthalten müssen und die Reihenfolge nachvollziehbar bleiben soll, läßt der Verkauf nur jeweils eine Aufwertung/ Änderung pro Kontentyp zu. Eine erneute Kontenänderung überschreibt immer den vorhandenen Vorgang, wobei ggf. der Typ dieses Vorgangs geändert wird. Wenn also z.B. eine Bonusaufwertung von 20 Euro existiert, und es wird eine weitere Aufwertung von 50 Euro durchgeführt, wird die vorhandene Aufwertung von 20 Euro auf 50 Euro geändert. Das ist besonders wichtig, wenn für eine Aufwertung ein Bonus vergeben wird, der bei zwei getrennten Aufwertungen möglicherweise geringer ausfällt, als bei einer Gesamtaufwertung. Wenn als weiteres Beispiel ein neues Konto durch Aufwertung angelegt wird und danach die Werte manuell geändert werden, wird aus der Aufwertung eine manuelle Änderung ohne Zahlung. Das kann z.B. benutzt werden, wenn Karten einer Fremdsteuerung übernommen werden sollen. Ebenso führt eine manuelle Änderung mit nachfolgender Aufwertung dazu, dass, ausgehend vom Originalzustand des Kontos, nur die nachfolgende Aufwertung berücksichtigt wird. Falls tatsächlich der Fall eintritt, dass auf eine manuelle Änderung eine Aufwertung mit Barzahlung erfolgen soll, müssen zwei getrennte Verkäufe durchgeführt werden.

Verkauf und Änderung von Abonnementkonten

abokonto.pngBeim Verkauf von Abonnementkarten handelt es sich um einen Vertragsabschluß über ein Abonnement. Im Gegensatz zu den Standardkarten wird also keine einfache Aufwertung ausgeführt, sondern es müssen die Bedingungen eines Ratenvertrags eingegeben werden, wie Startdatum, Gültigkeit und Abbuchungsraten.
Die Rate wird über das Auswahlfeld ausgewählt, wobei die Daten der Ratenzahlung direkt erkennbar sind: Im Beispiel ist die Rate "Monatlich 15,00 EUR - 12" eingestellt, es werden also monatlich 15,00 EUR abgebucht und zwar über einen Zeitraum von 12 Monaten ("- 12").

Mit den Auswahlfeldern Monatsbeginn/Monatsmitte kann der Abbuchungstermin eingestellt werden, wobei als "Monatsmitte" der 15. Tag des Monats gesetzt ist Die Laufzeit des Abonnements wird ab der ersten Abbuchung berechnet, geht also entweder von Monatsanfang bis Monatsanfang, oder von Monatsmitte bis Monatsmitte.

Falls das Abonnement sofort genutzt werden soll, ist es möglich, den Zeitraum bis zum Beginn des Abonnements als zusätzlichen Betrag entweder bar zu kassieren, oder auf die erste Abbuchung aufzuschlagen - der entsprechende Betrag wird als "Preis" im Ratenfeld angezeigt. Als Vorgabe beginnt das Abonnement sofort und wird der Preis mit der ersten Abbuchung berechnet. Mit dem Schalter [Start sofort] kann auf Beginn mit der Abbuchung umgeschaltet werden und nach Schließen dieses Dialogs mit [Ok] kann die Zahlungsweise im Verkaufsdialog geändert werden.

Die automatische Verlängerung des Abonnementkontos kann jederzeit aktiviert, bzw. deaktiviert werden, hier existieren bis auf das notwendige Zugriffsrecht "Abonnement ändern" keine Einschränkungen. Beim Verkauf wird diese Option entsprechend der Vorgabe des Kartenkontos im Tarifsystem belegt.

Da im Zusammenhang mit dem Abonnement üblicherweise keine zusätzliche Barzahlung gewünscht ist, wird die Zahlungsart für den Startzeitraum, Kartenpfand oder die Gebühr automatisch auf Bankeinzug gesetzt und muss ggf. über das Feld "Zahlung" auf Barzahlung umgestellt werden.

Im Gegensatz zu den Standardkarten muss man bei einem Abonnement zwischen Erstverkauf und nachträglichen Änderungen unterscheiden - während bestehende Standardkarten einfach wieder aufgewertet werden können, dürfen die Bedingungen eines laufenden Abonnements nur mit Einschränkungen geändert werden:
Buchungstag ändern
Bei einem Abonnement besteht die Möglichkeit, dass der Beitrag entweder am Monatsanfang, oder in der Monatsmitte gebucht wird. Dieser Buchungstag kann nachträglich geändert werden, wobei die Änderung zuerst als Merker in den Konteneigenschaften gespeichert wird. Bei der nächsten Abbuchung, die trotz Änderung noch im alten Rythmus stattfindet, wird nur ein halber Monat gebucht und der Buchungstag geändert, wobei der Merker gelöscht und die Gültigkeit um 14 Tage verlängert wird. 14 Tage später wird dann der erste Monat im neuen Rythmus gebucht. Die Verlängerung um 14 Tage ist nötig, weil die Gültigkeitsdauer des Abonnements anhand des Abbuchungsdatums berechnet wird und ohne die Verlängerung die letzte Rate für nur 14 Tage Gültigkeit gezahlt werden würde, wenn der Zeitraum nicht verlängert wird.

Obwohl es nicht unbedingt den Erwartungen des Kunden entspricht, dass nach der Änderung des Buchungstags noch eine reduzierte Abbuchung zum ursprünglichen Zeitpunkt erfolgt, wurde diese Lösung gewählt, weil sie einige Vorteile bietet:
Wenn die Abbuchung nur zum neuen Zeitpunkt erfolgen soll, muss darauf geachtet werden, ob die Änderung vor oder nach dem Buchungstag erfolgt und dem entsprechend entweder ein halber Monat mehr oder weniger gebucht wird, wobei es auch möglich wäre, jedes Mal einen halben Monat ohne Bezahlung zu warten und dann den halben Monat in die nächste Buchung zu nehmen. Das ist schon im ersten Ansatz kompliziert, wird aber völlig unüberschaubar, wenn man die Möglichkeit einer weiteren Änderung berücksichtigen will, es sich der Kunde also nach ein paar Tagen anders überlegt. Bei der gewählten Lösung muss entweder nur der Merker gelöscht werden (nichts ist passiert), oder es erfolgt eine neue Änderung - bei den anderen Lösungen wäre das wesentlich komplizierter.
Rate ändern
Da die Raten mit längerer Laufzeit normalerweise für einen geringeren Preis angeboten werden, müsste man bei der Umschaltung der Raten einige Sachen beachten, z.B. ob die Laufzeit verlängert oder verkürzt wird, oder ob die neue Rate zur eingestellten Laufzeit passt. Um diesen Detailproblemen aus dem Weg zu gehen, wird die Änderung der Rate als Abschluss eines neuen Ratenvertrages zu geänderten Konditionen angesehen, womit der alte Vertrag ungültig wird. Das hat zur Folge, dass eine Änderung der Rate immer zu einer neuen Gesamtlaufzeit führt, die anhand des neuen Ratenvertrags neu berechnet wird. Es wird bei der Änderung also einfach ein Merker mit der neuen Rate gesetzt und bei der nächsten Abbuchung (gemäß der alten Rate) wird auf die neue Rate umgestellt und dem entsprechend ein neues Gültigkeitsdatum gesetzt. Falls es sich der Kunde anders überlegt, kann auch hier der Merker gelöscht werden, so lange diese Änderung nicht durchgeführt wurde.

Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung auch über den Personendialog geändert werden kann, in diesem Fall aber keine Prüfungen erfolgen. Wenn z.B. eine Drei-Monats-Rate auf eine Ein-Monats-Rate umgestellt wird, während noch zwei Monate durch die Drei-Monats-Rate bezahlt sind, bezahlt der Kunde zwei Monate doppelt und es gibt Ärger. Hier sollten wirklich nur in Ausnahmefällen von Hand Einstellungen verändert werden.
Startdatum ändern
Wenn bei einem bestehenden Abonnementkonto nachträglich das Startdatum vorgezogen wird, wird nur die entsprechende Buchung geschrieben, als ob dieser Vorgang direkt bei Vertragsabschluss durchgeführt worden wäre.
Automatische Verlängerung ändern
Die automatische Verlängerung wird bei neuen Konten per Kartenvorgabe eingestellt, kann aber jederzeit geändert werden, indem die Verlängerung einfach aktiviert/ deaktiviert wird. Auf Sperrzeiten wurde verzichtet, es ist also auch möglich, die Verlängerung noch kurz vor Ablauf des Kontos sperren zu lassen. Für diese Änderung ist allerdings das Zugriffsrecht "Abonnement ändern" erforderlich.

Verkauf und Aufwertung von Abonnement- und Kontingentkonten

aboaufwertung.pngFür den Fall, dass ein Abonnement als Grundlage für besonders günstige Tarife verwendet wird, können kombinierte Karten definiert werden, die sowohl eine Abonnementsverwaltung bieten, als auch ein Wertekonto. Es handelt sich also um Abonnementkarten, die zusätzlich aufgewertet werden müssen. Wie im Beispiel zu sehen ist, kann die erste Aufwertung direkt bei der Neuanlage durchgeführt werden. Im Gegensatz zu den reinen Abonnementkarten ist hier für die Gebühren und Aufwertungsbeträge, darunter auch der Preis für einen vorgezogenen Abonnementstart, die Barzahlung vorgesehen. Im Beispiel wird also ein Gesamtbetrag von 24,93 zur Barzahlung berechnet. Wenn hier getrennte Beträge erforderlich sind, muss das Konto erst als reines Abokonto angelegt und die Zahlungsart für den Startpreis manuell auf Bankeinzug umgestellt werden. Danach kann dann eine Baraufwertung erfolgen.

Im Verkauf besteht kein Unterschied zwischen Abonnementkarten, für die nur eine Rate definiert ist und Abonnementkarten mit einem Aufwertungskontingent. Das Kontingent wird weder beim Verkauf, noch bei der Baraufwertung berücksichtigt, sondern nur im Rahmen der Abbuchung gesetzt.


Personendaten im Verkaufsdialog ändern

vkf_kundendaten.pngMit dem "Kundenschalter" über das Auswahlliste wird der nebenstehende Dialog aufgerufen. Hier können die Personendaten direkt beim Verkauf  eingeben werden und die Kartenkonten können werden. Für die Benutzung der Besonnungskarte kann auch der Hauttyp hier eingegeben, bzw. abgefragt werden.

Mit der manuellen Kontoänderung, die das Zugriffsrecht "Kartenkonto" erfordert, können beliebige Werte in die Felder des entsprechenden Kontos eingegeben werden. Die Standard-Zahlungsart für die manuelle Kontoänderung ist "Ohne_Zahlung", so dass sich diese Art der Kontoänderung z.B. für die Übernahme von Guthaben aus alten Steuerungen genutzt werden kann. Da die manuelle Kontoänderung im Gegensatz zur Aufwertung nicht über einen Preis berechnet werden kann, die Änderung also immer für den Preis Null Euro erfolgt, kann hier die Zahlungsart nicht geändert werden, sondern ist fest auf "Ohne_Zahlung" eingestellt. Beachten Sie also bitte, dass eine manuelle Änderung den Preis einer vorhandenen Aufwertung komplett überschreibt.

[ Ratenvertrag ]
Es kann ein Ratenvertrag ausgedruckt werden, wenn alle relevanten Informationen vorhanden sind.

[ Artikel buchen ]
Die Artikel im Warenkorb werden vom ausgewählten Konto (im Beispiel "Bonuskarte") abgebucht, vorausgesetzt eine Abbuchung dieser Artikel wurde über den Artikeldialog erlaubt. Wenn der Warenkorb vollständig bearbeitet werden konnte, schließt der komplette Verkauf, ansonsten schließt nur der Personendialog und die zur Barzahlung verbleibenden Waren werden im Warenkorb angezeigt.

[ Konto auszahlen ]
Das Haben des aktiven Kontos auszahlen, d.h. ein Eintrag "Kontoauszahlung" mit dem Wert des Habens wird in den Warenkorb eingetragen und das Konto wird aus dem Personendatensatz entfernt. Ein Bonus wird nicht ausgezahlt, sondern verworfen. Damit wird verhindert, dass der Kunde bei einer Auszahlung mehr Geld erhält (Aufwertung + Bonus), als er aufgewertet hat (nur Aufwertung).

[ Schließen ]

Schließt die Bearbeitung der Kundendaten, so dass wieder mit dem Verkaufsdialog gearbeitet werden kann.

Beachten Sie bitte, dass diese Änderungen im aktuellen Personendatensatz des Warenkorbs durchgeführt werden und verloren gehen, wenn dieser gelöscht wird, bzw. erst übernommen werden, wenn der Verkaufsdialog mit [Ok] oder Kassenschublade bestätigt und der neue Kunde übernommen wurde.


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