Statistik und Auswertungen

Die Statistik enthält alle Vorgänge die mit dem TANtec-System bearbeitet wurden, von Besonnungen bis zu geänderten Personen. Die TANtec-Software führt nur in seltenen Fällen Änderungen an Dateien oder Befehle an die Hardware direkt aus, sondern erzeugt normalerweise zuerst einen Vorgang (z.B. eine Besonnung mit den dazugehörigen Daten wie Kunde, Sonnenbank, Laufzeit, Kabine, etc.) und sendet diesen Vorgang dann an die Module des lokalen Systems und an das Netzwerk. Wenn dieser Abgleich abgeschlossen ist, wird der Vorgang immer in das Systemlog eingetragen und eine Auswahl von Vorgängen wird in der monatlichen Statistik gespeichert. Im Statistikfenster erscheinen diese Vorgänge als Zeilen in der Tabelle "Datensätze der aktuellen Auswertung" mit Vorgangsnummer, Datum und Uhrzeit und weiteren Details.

Auf der Basis dieser Vorgänge erstellt das System die Auswertungen, indem z.B. die Besonnungen zusammengezählt werden. Alle Vorgänge, die für die Auswertung benutzt werden, sind auch im Tabellenfenster sichtbar, so dass bei rätselhaften Abrechnungen direkt die "Rohdaten" kontrolliert werden können. Dadurch ist es auch möglich, Detailauswertungen von bestimmten Vorgängen zu machen:

Über den Schalter [Ansicht] wird die Art der Vorgänge eingestellt (Besonnung, Aufwertung, Artikelverkauf, Kartenverkauf...) und wenn dann z.B. nur die Aufwertungen sichtbar sind, gibt die nächste Auswertung auch nur die Daten der Aufwertungen aus. Auf die gleiche Art können auch Angehörige des Personals, Kunden oder Verkaufsstellen (Station) ausgewählt werden, so dass eine sehr detaillierte Auswertung der Vorgänge möglich ist. Auch werden in der Auswertung alle Vorgänge automatisch nach Zahlungsart sortiert, so dass ungewöhnliche Vorgänge wie z.B. manuelle Barbesonnungen sofort gesehen werden.



Die Einstellung des Auswertungszeitraums erfolgt über die drei Listen am linken Bildrand.
Ganz links werden die vorhandenen Monatsdateien angezeigt, die Liste in der Mitte zeigt die Tage an, für die in den ausgewählten Monaten Vorgangsdaten vorhanden sind.  Rechts werden dann die Stunden des Tages angezeigt, für die Daten vorhanden sind. Im Beispiel werden von 11 bis 21 Uhr Vorgänge angezeigt. In allen Listen können beliebig Zeilen ausgewählt werden, z.B. einzelne oder auch mehrere Monate ganz links, ebenso die Tage. Wenn in den Stunden mindestens zwei Zeilen markiert sind, wird die Auswahl auf die entsprechenden Stunden beschränkt, so dass z.B. alle Vorgänge vormittags von 9:00 bis 13:00 Uhr kontrolliert werden können. Wenn die Beschränkung auf ganze Stunden zu grob ist, kann über den Schalter [Zeit] auch ein minutengenauer Zeitraum von "Startzeit" bis "Endzeit" gewählt werden.

In der Tabelle wird die Markierung für einzelne Zeilen umgeschaltet, indem die Zeile mit der rechten Maustaste angeklickt wird, oder beim Klicken mit der linken Maustaste die Taste [Strg] gehalten wird. Um einen Bereich aus mehreren Zeilen zu markieren, muss zuerst eine Zeile als Beginn des Bereiches angewählt werden und dann beim Klicken auf eine zweite Zeile als Ende des Bereiches die Taste "Hochstellen" festgehalten werden. Diese Markierungen werden beim Löschen, Exportieren und Auswerten berücksichtigt. Mit einem Doppelklick auf die Tabelle können alle Markierungen auf einmal zurückgesetzt werden.

Ein Klick mit der rechten Maustaste auf die Liste mit den Monaten ruft eine Menü auf, mit dem die markierten Monate gelöscht und der Backuppuffer geleert werden kann. Diese Löschungen werden nach einer Bestätigung sofort und für das gesamte Netzwerk durchgeführt, diese Funktion sollte also mit Vorsicht benutzt werden.

[Auswahl]
wertet den Inhalt der aktuell angezeigten Tabelle aus. Wenn über den Schalter [Ansicht] nur bestimmte Datentypen angezeigt werden, z.B. nur Barbesonnungen, erhält man eine Auswertung, die nur diese Datentypen enthält. Auf diese Art können auch Auswertungen über ein bestimmtes Mitglied des Personal oder über bestimmte Kunden gemacht werden (Ausklapplisten "Personal" und "Kunde").

[Tageskasse]
stellt den aktuellen Tag als Auswertungszeitraum ein, blendet Daten aus, die für die Auswertung nicht interessant sind und ruft dann das Auswertungsformular auf. Es wird also immer der gesamte Tagesumsatz bis zum aktuellen Zeitpunkt angezeigt.

[Tage]
Für jeden Tag des Auswertungszeitraums wird eine eigene Aufwertung erstellt und in einer gemeinsamen Liste ausgegeben. Auf diese Art kann z.B. für jeden Tag eines Monats eine Tagesauswertung erstellt werden.

[Bestand]
startet mit dem aktuellen Zeitpunkt und bearbeitet alle Vorgänge, bis eine Bestandseingabe als Anfangswert der Abrechnung gefunden wird. Dann wird ebenfalls das Auswertungsformular aufgerufen und nach der Abrechnung mit [Bestand Neu] wieder der aktuelle Kasseninhalt gesetzt. Wenn bei Aufruf der Bestandsauswertung schon ein Eintrag [Bestand Neu] gewählt ist, beginnt das System die Auswertung mit diesem Eintrag und berechnet die Auswertung bis zur nächsten Bestandseingabe. Entsprechend wird auch die Ansicht wieder so eingestellt, dass nur dieser Zeitraum sichtbar ist. Die Bestandsauswertung ist also besonders für die Abrechnung beim Schichtwechsel geeignet.

[Detailauswertung]
Die Auswertungen können stark verkürzt werden, indem die Detailauswertung deaktiviert wird. Folgende Elemente werden nur ausgegeben, wenn "Detailauswertung" aktiviert ist:
Mit [Optionen] -> [Einstellungen speichern] kann die aktuelle Einstellung der Detailauswertung als Vorgabe gespeichert werden.

[Bestand Neu]
Mit diesem Schalter wird ein aktueller Kassenbestand in die Statistik eingetragen, z.B. das Wechselgeld, das morgens in der Kasse war. Dieser Eintrag erfolgt in Form eines Befehls "Log_Befehl - Bestand Neu" mit dem Wechselgeld als Parameter und kann so leicht überprüft werden, da er als neuer Eintrag am Anfang der Tabelle erscheint.

[Exportieren]
Mit diesem Schalter wird die aktuelle Tabelle als HTML-Tabelle mit Name "Export_Log_DATUM_UHRZEIT.html" exportiert, wobei "DATUM_UHRZEIT" durch die aktuellen Werte für Datum und Uhrzeit ersetzt werden. Nach dem Export wird die Tabelle automatisch mit dem aktuellen Anzeigeprogramm (siehe auch Schalter [Dateien]) angezeigt.

[Löschen]
Der aktuell ausgewählte Vorgang (Mehrfachauswahl ist möglich) wird aus der entsprechenden Monatsdatei der Statistik gelöscht. Die Löschungen werden abgeglichen, wenn das Fenster mit [Ok] geschlossen wird und die Änderungen bestätigt wurden. Beim Löschen mehrerer Vorgänge kann der Server angehalten werden, da die Vorgänge direkt auf der Festplatte gesucht und dort überschrieben werden.

[Rückgängig]
Das ausgewählte Objekt wird im gesamten Netzwerk abgeglichen und überschreibt bzw. löscht das entsprechende aktuelle Objekt. Mit dieser Funktion ist es z.B. möglich, gelöschte Personen, oder einen geänderten Eintrag wiederherzustellen.

[Ansicht]
Hier können die Datentypen eingestellt werden, die in der Tabelle angezeigt und damit auch ausgewertet werden. Falls bestimmte Vorgänge überprüft werden sollen, ist es sehr hilfreich, wenn die nicht benötigten Vorgänge einfach ausgeblendet werden können.

[Display]
Mit diesem Schalter kann eine zusätzliche Detailansicht der gerade ausgewählten Tabellenzeile geöffnet, bzw. wieder geschlossen werden. Die Detailansicht wird auch durch einen Doppelklick auf eine Tabellenzeile aufgerufen.

[Personal] [Kunde]
Mit diesen Ausklapplisten kann die Auswertung auf alle Vorgänge beschränkt werden, die von einem bestimmten Mitglied des Personals bearbeitet wurden, bzw. einen bestimmten Kunden betreffen. Über die Personalauswahl kann so z.B. die Provision berechnet werden, oder mit einer Kundenauswahl kann die Statistik des betreffenden Kunden abgerufen werden. Nur wenn beide Felder leer sind (also einen Strich " - " enthalten) werden alle Vorgänge unabhängig von der Bearbeitung angezeigt.

[Station]
Hier wird die Stationsnummer eingetragen, für die die Auswertung erstellt werden soll. Mit Stationsnummer Null wird die Auswertung für das gesamte Sonnenstudio erstellt. Bei Netzwerken mit einem Automaten (Station 1) und einer Theke (Station 2) kann hier z.B. auf der Theke die Nummer "2" eingetragen werden, so dass nur der Umsatz vom Personal am Thekenarbeitsplatz ausgewertet wird. Es ist aber auch an einem Thekenarbeitsplatz möglich, durch die Eingabe der Nummer "1" den Umsatz des Automaten abzufragen - die Auswertung nach Stationen ist also unabhängig von der verwendeten Station (vorausgesetzt die Stationen sind mit dem Server verbunden).
Mit [Optionen] -> [Einstellungen speichern] kann die aktuelle Einstellung der Station als Vorgabe gespeichert werden.

[Transferdaten]
Mit diesem Schalter wird bei vernetzten Studios eine Auswertung der Kartenkunden aufgerufen, die zwischen den Studios gewechselt haben. Mit dieser Auswertung kann man eine Abrechnung über das Guthaben erstellen, das dieser Kunden "mitgenommen", bzw. verbraucht hat.

[Auswertungen]
Hier können drei graphische Auswertungen aufgerufen werden, die durchschnittlichen Laufzeiten, Bankumsätze und Studioumsätze. Für die Exaktheit dieser Auswertungen wird keine Gewähr übernommen, sie dienen nur der groben Übersicht.

Außerdem kann eine Liste der Kunden nach Umsatz erstellt werden, so dass Kunden mit besonders hoher Besonnungsdauer ermittelt werden können.

[Dateien]
Hier findet man eine Menü mit mehreren Punkten:
"Auswertung" ruft die Dateianzeige für vorhandene Auswertungen auf, also z.B. die Abrechnungen vom gestrigen Tag.
"Export_Log" ruft die Dateianzeige für exportierte Tabellen auf.

Außerdem kann man hier das automatische Löschen von Auswertungen konfigurieren und über [Optionen] -> [Einstellungen speichern] für die aktuelle Station abspeichern. Da für jede Auswertung eine HTML-Datei in das Verzeichnis "Txt" des Studio-Datenverzeichnisses geschrieben wird, kann es nach jahrelangem Betrieb vorkommen, dass die maximale Anzahl an Dateien erreicht ist und keine weiteren Auswertungen mehr gespeichert werden können. In diesem Fall müssen die Dateien mit der Dateianzeige für Auswertungen gelöscht werden und um das zu verhindern kann ein automatisches Löschen von Auswertungen aktiviert werden:
"Auswertungen täglich löschen" löscht die vorhandenen Auswertungen beim Programmstart oder einmal pro Tag um 0:15 Uhr, wenn die Software durchläuft.
"Auswertungen löschen nach Monaten" fragt eine Anzahl Monate ab und löscht ebenfalls einmal täglich Auswertungen, die älter sind als die angegebene Anzahl von Monaten.

[Optionen]
Die Standardoptionen des Kontextmenüs sind bei der Statistik um mehrere Menüpunkte ergänzt worden, die alle für den Aufruf mindestens das Zugriffsrecht "System" erfordern.

"Alle Backupdateien der Statistik löschen" und "Monatsdateien der Statistik löschen" sind Menüpunkte, die am Anfang dieses Artikels schon erklärt wurden, da sie auch mit der rechten Maustaste über der Datumsliste aufgerufen werden können.

"Ausgewählte oder markierte Vorgänge erneut abgleichen" kann nur nach Anmeldung mit der Systempin aufgerufen werden. Bei Aufruf dieser Funktion werden alle Vorgänge erneut mit der Personendatei abgeglichen. Wenn nach einem Festplattenunfall nur Logdaten und eine ältere Personendatei vorhanden sind, kann diese Personendatei durch einen erneuten Abgleich der Logdaten auf den aktuellen Stand gebracht werden - es handelt sich also um eine Funktion zur Datenrettung, die nur in Notfällen angewandt werden darf.

[Tageskasse nur eigene Vorgänge] - wenn diese Option aktiviert ist, werden in der Auswertung nur Vorgänge angezeigt, die die gerade angemeldete Person bearbeitet hat. In diesem Fall berechnet die [Tageskasse] nur die Umsätze, die eine bestimmte Person den Tag über gemacht hat, kann also auch zur Schichtauswertung benutzt werden. Außerdem wird auf diese Art verhindert, dass Personal den Gesamtumsatz des Sonnenstudios bestimmen kann.

[Bestandsauswertung sperren] ist ebenfalls eine Option, mit der die Auswertungsmöglichkeiten des Personals eingeschränkt werden können. Wenn in einem Studio keine regelmäßigen Bestandsauswertungen gemacht werden, erfasst die Bestandsauswertung einen Umsatz der über mehrere Tage oder Monate bis zur letzten Bestandsauswertung oder dem Anfang der Statistik zurückgeht. Um das in einem Studio zu verhindern, in dem z.B. nur mit der Tageskasse abgerechnet wird, kann hier die Bestandsauswertung komplett gesperrt werden.

Beide Optionen können mit dem Menüpunkt "Einstellungen speichern" dauerhaft gesichert werden.

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