Fernvernetzung mit dem Studio-Programm

Die Fernvernetzung verbindet mehrere Sonnenstudios, so dass Magnetkarten in allen Sonnenstudios des Netzwerkes benutzt werden können.
Diese Funktion ist allerdings auf Studiokarten mit der TANtec-Codierung beschränkt - ein Wechsel von Kreditkarten mit beliebiger Kennung wird nicht unterstützt.

Wenn ein Kunde das Sonnenstudio wechselt, ruft das System beim Sonnenstudio an, in dem der Kunde vorher geführt wurde und fragt den entsprechenden Eintrag aus der Personenkartei ab. Der Eintrag bleibt im 'alten' Studio erhalten, wird aber gesperrt, so dass er sich nicht mehr ändern läßt. Die Statistik dagegen kann weiterhin aufgerufen werden.
Im 'neuen' Studio wird der Kunde nun genau wie eine lokale Magnetkarte geführt. Falls der Kunde wieder zurückwechselt, wird der Eintrag im "alten" Studio wieder aktiviert und im "neuen" Studio gesperrt.
Gesperrte Einträge werden "verdunkelt" dargestellt und lassen sich nicht ändern. Es ist aber möglich, gesperrte Einträge zu löschen, falls die Personentabelle "aufgeräumt" werden soll. Die Löschung von gesperrten Einträgen ist immer nur lokal und wird nicht an andere Studios weitergegeben. Wenn der betreffende Kunde wieder in dieses Sonnenstudio wechselt, wird der Eintrag neu angelegt.
Im Gegensatz dazu geht das Programm bei der Löschung eines aktiven Eintrags davon aus, dass dieser Kunde endgültig gelöscht werden soll und gleicht diese Änderung in der gesamten Vernetzung ab. Es werden also überall die Einträge bezüglich dieses Kunden gelöscht.

Damit die Kunden auch bei mehreren Sonnenstudios eindeutig identifiziert werden können, enthält die Kundenpin neben der laufenden Kundennummer auch die Nummer des Sonnenstudios, in dem der Kunde angelegt wurde. Diese Kundennummer bleibt für die gesamte "Lebensdauer" dieses Kunden unverändert, auch wenn der Kunde mehrfach die Sonnenstudios wechselt.
Damit wird auch erreicht, dass die statistischen Daten eindeutig einem Kunden zuzuordnen sind. Es ist zwar nicht möglich, die kundenspezifischen Vorgänge des Kunden für andere Sonnenstudios zu verfolgen, für ein gegebenes Sonnenstudio läßt sich aber immer eine Statistik über alle Vorgänge des Kunden in diesem Sonnenstudio erstellen.
Eine Übertragung der Logdaten des Kunden, so dass sich eine lückenloser Verlauf der Statistik ergibt, ist nicht möglich. Die Statistik des Sonnenstudios und damit alle Auswertungen beruhen auf den Logdaten. Wenn Logdaten eines anderen Studios übertragen werden, handelt es sich um Vorgänge, die nicht auf dem lokalen Studio stattfanden und die daher die Auswertungen verfälschen. Mit dem vorhandenen System ist es nicht möglich, alle Logdaten in ein Studio zu übernehmen und trotzdem bei der Auswertung die Daten eines Fremdstudios zu überspringen.

Eine weitere Besonderheit betrifft die Zugriffsrechte von Personalkarten. Die Zugriffrechte von Personalkarten sind immer nur im Ausgabestudio gültig. Bei einem Wechsel bleiben Sie zwar erhalten und sind nach erneuter Anmeldung im Ausgabestudio wieder aktiv, in jedem anderen Studio werden sie aber nicht berücksichtigt und lassen sich auch nicht ändern.

Damit die Wechsel der Kunden nachvollziehbar sind, stellt das Programm mehrere Funktionen zur Verfügung:

Die Wechsel werden in den Kundendaten vermerkt, wobei immer festgehalten wird, in welchem Studio der Kunde gerade "aktiv" ist (also die letzte Besonnung oder Aufwertung durchführte), in welchem Studio er vorher geführt wurde und wie oft er gewechselt hat.
Diese Informationen werden angezeigt, wenn man im Personendialog den Schalter [Info] für die Zusatzinformationen betätigt.
In der Einstellung der Ansicht gibt es die Option [Nur Transfer], mit der die Anzeige der Personendaten so eingestellt werden kann, dass nur Personen angezeigt werden, die mindestens einmal das Studio gewechselt haben. Dabei wird aber kein Unterschied zwischen "aktiven" und "passiven" Personen gemacht.

In der Statistik wird jeder Wechsel als Vorgang vermerkt. Im Dialog der Logdaten gibt es die Option [Transfer], über die diese Vorgänge ein- und ausgeblendet werden können.
Es ist also möglich, sich eine Liste aller Transfervorgänge anzeigen zu lassen.

Im Büroprogramm ist es möglich, eine Auswertung über die Transferdaten im Monat, bzw. Zeitraum zu erstellen. Diese Auswertung bezieht sich auf die transferierten Konten, die ja vom Kunden "mitgenommen" werden.
Über diese Auswertung können Ausgleichszahlungen zwischen den Sonnenstudios berechnet werden, die z.B. nötig sind, wenn mehrere Betreiber ihre Sonnenstudios miteinander vernetzen.
Wenn ein Kunde in einem Studio aufwertet und dann in ein anderes Sonnenstudio wechselt und dort sonnt, müssen diese Kosten ja von dem Studio gezahlt werden, in dem der Kunde aufgewertet hat.
Daher geht die Berechnung der Ausgleichszahlung davon aus, dass der Kunde sein Guthaben 'mitnimmt', als ob er sich im ersten Studio sein Restguthaben auszahlen läßt und dieses dann im nächsten Studio zum Versonnen wieder aufwertet. Das ist natürlich nicht für jeden einzelnen Kunden nötig, sondern die ganzen Wechsel werden über einen bestimmten Zeitraum zusammengezählt und es wird die Ausgleichsumme aus Beträgen, die zu zahlen sind (Kunde hat Studio verlassen) und die zu bekommen sind (Kunde ist ins Studio gekommen) gebildet.

In der Auswertung "Summe der Kartenkonten" auf dem Formular für die Umsatzauswertungen des Büroprogramms werden nur aktive Personen berücksichtigt. Die Konten passiver Einträge wurden ja "mitgenommen" und müssen über die Ausgleichsauswertung bearbeitet werden.

Wenn dieses Netzwerk mehr als zwei Sonnenstudios umfasst, ist ein Abgleich der 'Adressen' von gewanderten Karten möglich, damit die Systeme wissen, in welchem Sonnenstudio der Kunde zur Zeit geführt wird. Auf diese Art wird verhindert, dass die Software einem Kunden 'hinterhertelefonieren' muß, wenn er von Studio A über Studio B nach Studio C wechselt. In diesem Fall weiss Studio C ja nicht, dass der Kunde inzwischen in Studio B geführt wird, sondern würde anhand der Karteninformation zuerst im Ausgabestudio A anrufen.

Aus diesem Grund wird ein sogenannter Kartenindex geführt, in dem alle gewechselten Magnetkarten eingetragen werden. Dieser Index kann über [Einstellen] -> [System] -> [Kartenindex] aufgerufen werden.
Die Einstellung des Zentralabgleiches erfolgt zwar auch in den Systemeinstellungen, aber über den Schalter [Verbindungen].

Die Indexinformationen werden zum einen bei jeder Verbindungsaufnahme zum Kundentransfer zwischen den Studios abgeglichen, zum anderen kann ein Studio als "Zentralindex" eingerichtet werden, mit dem sich alle anderen Studios abgleichen können, so dass die Informationen über alle gewechselten Karten auch in allen Studios vorhanden sind.
Als Zentralindex sollte dabei immer das Studio gewählt werden, bei dem die meisten Wechsel zu erwarten sind und kein abgelegenes Studio, da der Zentralindex immer den umfassendsten Stand hat.
Wenn sich nämlich nacheinander die Studios A, B und C mit dem Zentralindex abgleichen, bekommt B die Änderungen von A mit und C die von B und A, wobei C und der Zentralindex nach dem Abgleich den gleichen Stand haben. Die Informationen von B, C und Z bekommt A erst wieder beim nächsten Abgleich.
Es ist von daher durchaus sinnvoll, sich über die Reihenfolge des Abgleiches Gedanken zu machen, so dass die abgelegenen Studios zuerst abgleichen und die zentralen zuletzt.
Grundsätzlich ist diese verschleppte Informationsübertragung aber kein Problem, sondern erhöht nur die Wahrscheinlichkeit, dass die Steuerung einem Kunden hinterhertelefonieren muß, also zwei oder mehrere Versuche nötig sind, bis das Studio gefunden wird, in dem der Kunde aktiv ist.
Das ist aber grundsätzlich relativ unwahrscheinlich, da der Kunde dazu recht schnell zwischen mehr als zwei Studios wechseln muß. Wenn z.B. jeden Tag ein Abgleich erfolgt, muß der Kunde dreimal innerhalb von zwei Tagen in drei verschiedene Studios gewechselt haben, was wohl nur sehr selten passieren dürfte.
Das System ist sicher auch ohne Zentralabgleich, nur mit Querabgleich und gelegentlichem Hinterhertelefonieren gut nutzbar, inwieweit der Zentralabgleich eine Einsparung darstellt, muß noch durch Auswertung der realen Kundenbewegungen ermittelt werden.
Die Bedeutung des Zentralabgleichs wird sich wohl vor allem auf wirklich große Netze erstrecken, z.B. auf Franchise-Unternehmen mit mehr als 10 Sonnenstudios.

Es ist zur Zeit nicht möglich, den Zentralabgleich mit der Fernabfrage durch den Besitzer, zu verknüpfen, sondern es muß immer ein bestimmtes Sonnenstudio ausgewählt werden.
Das hat allerdings auch mehrere Vorteile:
- nicht jeder Studiobetreiber hat auch einen Heim-PC
- wenn der Studiobetreiber im Urlaub ist, wäre kein Zentralabgleich mehr möglich
- die Computer in den Sonnenstudios sind zu den Geschäftszeiten immer an und unter Kontrolle, der Abgleich kann also nicht an einem "abgestürzten" oder ausgeschalteten Computer scheitern.
- eine automatische Fernabfrage aller Studios ist zur Zeit nicht möglich, daher wäre es wenig komfortabel, wenn der Inhaber gezwungen ist, für den regelmäßigen Zentralabgleich alle Sonnenstudios anzuwählen.

Abgesehen von der Möglichkeit schneller die Daten von Kunden zu finden, hat der Index auch eine wichtige Funktion bezüglich des Löschens von Personen, sowie der Kartenrückgabe, bzw. der erneuten Vergabe oder Änderung von Magnetkarten.
Alle diese Vorgänge werden im Index geführt und zwischen den Studios abgeglichen. Wenn eine Person gelöscht wird, ober eine Karte zurückgegeben oder geändert wurde (Defekte Karte ersetzen), wird diese Information an alle Studios weitergegeben, so dass die veralteten Index- oder Personeneinträge ebenfalls gelöscht oder korrigiert werden können.
Beim Programmstart werden die vorhandenen Indexdaten auch auf überflüssige Einträge geprüft - wenn z.B. eine Person wieder in das Ausgabestudio zurückgewechselt ist, kann der Indexeintrag für diese Person gelöscht werden, sobald alle Studios von diesem Wechsel informiert wurden, das gleiche gilt für gelöschte oder geänderte Personendaten.
Zur Zeit können Magnetkarten nur im zugehörigen Ausgabestudio angelegt und zurückgegeben werden. Vor der Kartenrückgabe muss der betreffende Eintrag also wieder im Ausgabestudio aktiviert werden, dann erst kann die Karten zurückgenommen werden.
Zurückgegebene Karten können auch erst wieder neu vergeben werden, sobald der entsprechende Eintrag im Index "verfallen" ist. Ansonsten wäre es möglich, dass zu einer Karte mehrere Konten existieren und das wäre ein wirklich schwerwiegender Fehler.

Neue Karten eines Studios in mehreren Studios verwenden

Mit der Software Version 4 ist es möglich, Karten eines Studios auch in anderen Studios neu anzulegen. Zu diesem Zweck exisitert in den Systemeinstellungen die Option "Karten Netzstudio anlegen" die aktiviert sein muss, um die Anlage von Fremdkarten zu erlauben.

Im Normalfall legt das Programm nur Karten des eigenen Studios an, was den Vorteil hat, dass das Studio eigene Karten ohne eine Online-Abfrage direkt anlegen kann. Wenn es dagegen erlaubt sein soll, auch Karten von Fremdstudios anzulegen, muss vor der Neuanlage jeder nicht registrierten Karte, also auch wenn es sich um eine Karte des eigenen Studios handelt, geprüft werden, ob diese Karte nicht schon in einem anderen Studio angelegt wurde und damit übertragen werden muss, statt doppelt angelegt zu werden.

Eine Karte wird also direkt angemeldet, wenn sie lokal bekannt und aktiv ist..

Eine Karte/Personenkonto wird übertragen, wenn sie lokal bekannt, aber nicht aktiv ist, oder wenn sie aus einem anderen Studio stammt und bei Anfrage festgestellt wird, dass sie dort registriert ist.

Wenn "Karten Netzstudio anlegen" nicht aktiv ist, werden neue Karten des eigenen Studios direkt angelegt, Karten von Fremdstudios dagegen mit einer Fehlermeldung zurückgewiesen.

Wenn "Karten Netzstudio anlegen" aktiviert ist, wird jede unbekannte Karte beim Zentralindex / Partnerstudio angefragt und nur neu angelegt, wenn sie nirgendwo registriert ist, ansonsten findet eine Übertragung statt.