Verwaltung von Ratenzahlungen und Abbuchungen

Das DTA-Modul unterstützt den Bankeinzug von Ratenzahlungen und Abbuchungen. Zum einen handelt es sich dabei um Abonnements oder Kreditkonten der Kunden, zum anderen um Vorgänge, die im Verkauf mit der Zahlungweise "Bankeinzug" abgewickelt wurden.

Die verschiedenen Vorgänge des Bankeinzugs noch einmal in der Übersicht:
Die Bearbeitung dieser Vorgänge erfolgt in mehreren Schritten, so dass Änderungen der Abbuchungsbeträge möglich sind:

Zuerst werden die Kundendaten und die Statistik ausgewertet und im Auswertungsfenster des DTA-Moduls werden alle Vorgänge angezeigt, die für die Abbuchung in Frage kommen.

Verkaufsvorgänge, die für eine Bankabbuchung vorgesehen sind, können aber auch direkt im Statistikdialog überprüft werden, wobei die Möglichkeit besteht, mit dem Schalter [Ansicht] und der Option "Nur Abbuchungen zeigen" nur die Vorgänge mit Zahlungsweise "Bankabbuchung" anzuzeigen. Auf diese Art können mit den Möglichkeiten des Statistikdialogs weitergehende Auswertungen über Abbuchungsvorgänge durchgeführt werden.

In einem zweiten Schritt werden die Konten und Vorgänge in Buchungen "Log_Abbuchung" umgewandelt und in das Buchungsfenster übertragen. Dabei werden die vorhandenen Vorgänge gegebenenfalls zusammengefasst, so dass für jede Person genau ein Abbuchungsvorgang erzeugt wird. Die Art der ursprünglichen Vorgänge wird im Verwendungszweck, sowie über Zähler der Log_Abbuchung festgehalten. Damit wird verhindert, dass bei einer DTA-Abbuchung mehrere Einzelabbuchungen für den selben Kunden durchgeführt werden. Da der Verwendungszweck einer Abbuchung nur 27 Zeichen umfassen darf, kann der genaue Typ des Vorgangs nicht immer übernommen werden. Es sind folgende Grundtypen vorgesehen:

Rate
 Die ein- oder mehrmalige (rückwirkende) Abbuchung einer Abonnementsrate
Karte
 Pfand oder Verkaufspreis der Magnetkarte
Start
 Teilbetrag mit dem der Abonnementsstart vorgezogen wurde
Aufwertung
 Eine Aufwertung mit Zahlungsart "Bankeinzug" oder der Ausgleich eines Kreditkontos
Gebühr
 Gebühr für die Neuanlage eines Kartenkontos oder Kartenpfand
Verkauf
 Verkauf von Artikeln oder eine Auszahlung

Wenn mehrere Vorgänge eines Typs eingetragen wurden, wird im Verwendungszweck jeweils die Anzahl angegeben, z.B. "2* Rate". Falls ein Kunde mehrere Konten hat, von denen eine Buchung stattfindet, werden die einzelnen Beträge zwar aufaddiert, die Information über die Art der Konten geht aber verloren. Bei Abgleich einer Log_Abbuchung werden daher immer alle Konten des Kunden bearbeitet. Für ein einzelnes Konto kann zwar manuell eine einzelne Abbuchung erzeugt werden, bei einem Systemabgleich werden aber auch immer die anderen Konten bearbeitet. Wenn die Länge des Zwecks nicht ausreicht, entfernt die Software so lange Buchstaben von den einzelnen Worten, bis die Gesamtlänge passt.

In einem weiteren Schritt kann aus diesen Vorgängen "Log_Abbuchung" eine DTA-Datei erstellt werden, die per Diskette, E-Mail oder Internet-Banking bei der Bank zur Durchführung der Abbuchungen eingereicht werden kann. Vor der Erstellung der DTA-Datei können die einzelnen Abbuchungen geändert oder auch gelöscht werden, so dass individuelle Anpassungen möglich sind.

Bei Erstellung der DTA-Datei werden die entsprechenden Vorgänge automatisch in das System abgeglichen, so dass diese Buchung in den Konten vermerkt wird. Die Software geht dabei davon aus, dass die erzeugte DTA-Datei  bei der Bank eingelöst wird und das Erzeugen einer DTA-Datei einer Abbuchung entspricht.

Für die regelmäßigen Abbuchungen sind zwei Termine pro Monat vorgesehen, der Erste des Monats und der Fünfzehnte des Monats, also Monatsanfang und Monatsmitte. Das gilt nicht nur für Abonnements, die für zwei Abbuchungen pro Monat eingestellt sind, sondern alle Abonnements beginnen und enden an einem dieser Termine, wobei es jedoch möglich ist, den Start eines Abonnements durch eine einmalige Zahlung auf einen beliebigen Tag des Monats vorzuziehen. Der Grund für diese Regelung liegt in den unterschiedlichen Terminen der Gehaltszahlung, so dass der Kunde einen Abbuchungstermin angeben kann, bei dem sein Girokonto wahrscheinlich gerade durch einen Gehaltseingang ausgeglichen ist.
 
Da es sich hier um regelmäßige Vorgänge handelt, die im Gegensatz zu anderen Vorgängen in der Software nicht beliebig nachträglich geändert werden können und in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt werden müssen, ist es bei Nutzung des Bankeinzugs wichtig, dass auf eine korrekte Einstellung des PC-Datums geachtet wird und Probleme, z.B. mit der Batterie der Echtzeituhr, sofort behoben werden. Die Verwaltung der Abbuchung orientiert sich also am letzten Abbuchungsdatum und auch die Zusammenfassung der Abbuchungsvorgänge (Log_Abbuchung) geht von einem bestimmten Datum aus. Da das Programmdesign keine nachträglichen Änderungen der Statistik vorsieht, Vorgänge, die gebucht wurden, also nicht bestätigt oder entwertet werden können, erkennt die Software ausschließlich am Zeitpunkt der Buchung, ob ein Vorgang der Statistik schon bearbeitet wurde, oder noch zum Bankeinzug eingetragen werden muss.

Bei den Kundenkonten wird das Datum der letzten Buchung dagegen durch den Abgleich des Vorgangs "Log_Abbuchung" in das Feld "Gebucht" eingetragen. Dieses Datum muss deshalb in jedem Konto vermerkt werden, weil die Konten mit unterschiedlichen Intervallen gebucht werden können, wobei auch Zeitabstände von mehreren Monaten möglich sind. Wenn ein Konto z.B. alle drei Monate gebucht werden soll, muss das Datum der letzten Abbuchung vorliegen, damit die Software überprüfen kann, ob seit der letzten Abbuchung das eingestellte Intervall vergangen ist und das Konto erneut gebucht werden muss. Da natürlich nicht alle "Drei-Monats-Buchungen" im selben Monat angelegt werden, sondern sich über mehrere Monate verteilen, muss das Buchungsdatum für jedes Konto einzeln verwaltet werden. Wenn für ein Konto kein Buchungsdatum eingetragen ist, geht die Software davon aus, dass dieses Konto noch nie bearbeitet wurde und führt die Buchung zum nächsten Vorgabetermin (Monatsanfang/ Monatsmitte) durch. Als Buchungsdatum wird dabei nicht das aktuelle Datum eingetragen, sondern der jeweilige Stichtag. Damit ist sichergestellt, dass auch bei stark verzögerten manuellen Buchungen das richtige Buchungsintervall eingehalten wird - ansonsten könnte es passieren, dass einzelne Monate verloren gehen, oder sich Probleme mit der Gesamtlaufzeit des Abonnements ergeben, der Kunde z.B. bemerkt, dass sein Abonnement schon abgelaufen ist, obwohl doch gerade erst eine (vorher irgendwann verzögerte) Abbuchung vom Konto stattgefunden hat.

Der Ausgleich von Kreditkonten oder Abonnements mit Kontingent sollte genau an den Stichtagen erfolgen, da der Kunde ansonsten sein Abonnement nicht nutzen kann. Zu diesem Zweck besteht die Möglichkeit, die softwareinterne Buchung, also die Erzeugung der Vorgänge "Log_Abbuchung" automatisch durchführen zu lassen und die eigentliche Abbuchung durch das Einreichen der DTA-Datei zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt vorzunehmen. Die Trennung von softwareinterner Buchung und manueller Erzeugung der DTA-Datei hat also den Vorteil, dass die Buchungen nicht unbedingt immer an den Stichtagen ausgeführt werden müssen. Die Verzögerungen sollten aber nicht zu groß werden, da sich die Kunden beschweren, wenn ihr Konto zu beliebigen, unvorhergesehenen Zeitpunkten belastet werden. Bei der Benutzung des Bankeinzugs steht der Betreiber des Sonnenstudios also in der Pflicht, diese Vorgänge zeitnahe auszuführen, auch wenn von Seiten der Software kein entsprechender Zwang besteht.

Abonnement verlängern, beenden und Vertrag ändern

Wenn bei einem Kartenkonto die automatische Verlängerung aktiviert ist, wird bei den Buchungen auch auf Ablauf der Gültigkeit geprüft und bei Bedarf eine automatische Verlängerung durchgeführt. Dabei wird ein Vorgang Log_Konto mit der Zahlungsart "Automatische Verlängerung" erzeugt und im System abgeglichen, so dass das Konto zum bestehenden Tarif um 12 Monate verlängert wird. Für die Verlängerung wird der erste Tag nach Ablauf der Gültigkeit als Startdatum für die Berechnung der neuen Laufzeit genommen. Auch Änderungen des Tarifs oder Buchungszeitpunktes werden erst bei der Buchung endgültig durchgeführt - Details zu diesen Vorgängen sind in der Beschreibung des Verkaufsdialogs für Kartenkunden zu finden.

Rückbuchungen bearbeiten, Mahnwesen

Zur Bearbeitung von Rückbuchungen gibt es nur die Möglichkeit, das betreffende Abonnementskonto zu sperren. Dabei wird nur das Konto gesperrt, nicht der gesamte Kunde, so dass der Kunde die Möglichkeit hat, für Besonnungen ein  anderes Kartenkonto zu nutzen, z.B. ein Debitkonto mit Bonus.
Das kann auch direkt mit dem DTA-Modul durchgeführt werden, das übrigens auch die Möglichkeit bietet, geänderte Personen- oder Kontendaten ohne Aufruf des Personendialogs einzutragen. Weiter gehende Möglichkeiten zur Verwaltung von Mahnungen enthält die Software nicht, diese Vorgänge müssen also separat verwaltet werden. Das DTA-Modul erleichtert diese Verwaltung nur durch die deutliche Markierung gesperrter Konten, so dass die betreffenden Kunden leicht identifiziert werden können.

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